Inkoop- en aanbestedingsbeleid

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders weer te geven waarbinnen inkoop bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg (VRZL) plaatsvindt.

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand is gekomen. Op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is de Europese en nationale aanbestedingswetgeving van toepassing. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in op 1 januari 2025 en is voor onbepaalde tijd. Indien nodig wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid geëvalueerd en mogelijk herijkt.

Reikwijdte inkoop- en aanbestedingsbeleid

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet vrijblijvend en dient altijd gevolgd te worden door de medewerkers van VRZL. Ook ingehuurde externe medewerkers dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van VRZL te conformeren aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien in dit document over medewerkers wordt gesproken, worden hiermee dus ook extern ingehuurde medewerkers bedoeld.

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld door het bestuur van VRZL, is bedoeld voor collega’s die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast zorgt het ervoor ook dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die VRZL bij haar inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor transparantie bij inkopen. Belangrijke speerpunten in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn: doel-en rechtmatig inkopen, integer handelen, maatschappelijk verantwoord inkopen, stimuleren van innovatie en regionale economie.

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is vormgegeven door de volgende uitgangspunten te beschrijven:

1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat VRZL om met de relevante regelgeving?
2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat VRZL om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?
3. Economische uitgangspunten: hoe gaat VRZL om met de markt en (regionale) ondernemers?
4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt VRZL in?

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbesteden

Een selectieprocedure, om op basis van selectie- en gunningscriteria keuze te maken uit één of meerdere leveranciers.

Aanbestedingswet

Herziene aanbestedingswet 2012 gebaseerd op de richtlijn 2014/24/EU.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van VRZL.

Diensten

Overheidsopdracht voor Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet; dit betreft de niet- fysieke goederen.

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

Aanbestedingsprocedure waarbij je zelf één leverancier selecteert.

Inkoop

(Rechts)handelingen gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Overheidsopdracht voor Leveringen als bedoeld in artikel 1.1Aanbestedingswet; dit betreft aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn maar die niet onder Werken vallen.

Meervoudig onderhands aanbesteden

Aanbestedingsprocedure waarbij drie of meer ondernemingen worden uitgenodigd om een inschrijving in te dienen.

Nationaal aanbesteden

Aanbestedingsprocedure waarbij op nationaal niveau een aankondiging van een opdracht wordt geplaatst op TenderNed.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van VRZL voor te verrichten prestaties of een (Europese) Aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Lokale ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft in het werkgebied van de 16 gemeenten waarvoor VRZL werkt.

SAS Diensten

Voorbeelden van SAS-diensten zijn: onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en enkele juridische diensten, zoals genoemd in XIV van Richtlijn 2014/24/EU.

Social Return

Het creëren van werkgelegenheid voor mensen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.

Werken

Overheidsopdracht voor Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet; dit betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een kantoorgebouw, kazerne, brug of aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder werken.

Gemeenschappelijke regeling

Een gemeenschappelijke regeling is een publiekrechtelijk samenwerkingsverband tussen bestuursorganen van gemeenten. Kort gezegd: een publiekrechtelijke overeenkomst tussen bepaalde bestuursorganen van verschillende gemeenten waarbij bepaald wordt dat bepaalde taken en bevoegdheden centraal uitgevoerd worden. De instelling van een gemeenschappelijke regeling wordt geregeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze wet geeft drie vormen van gemeenschappelijke regelingen, te weten (1) een nieuw openbaar lichaam, (2) vormen van een gemeenschappelijk orgaan of (3) een  gemeente als centrum gemeente aanwijzen.

2.1 Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Onder het motto "Samen veilig" levert de Veiligheidsregio Zuid-Limburg een belangrijke bijdrage aan de veiligheid in de regio. 

VRZL is eén van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. VRZL is een hands-on hulpverleningsorganisatie en een netwerkorganisatie in één. In de afgelopen periode heeft VRZL zich ontwikkeld van een groot aantal samenwerkende lokale organisaties naar één veiligheidsregio. In de regio werken 16 gemeenten, de brandweer, de politie Eenheid Limburg, de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR), het Openbaar Ministerie (OM), provincie Limburg, Veiligheidsregio Limburg Noord (VRLN), Waterpartners Limburg (waterschap, zuiveringsschap, waterleidingmaatschappij), Defensie, de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) en Chemelot samen. Het werkgebied van VRZL is ca. 650 vierkante kilometer met in totaal meer dan 600.000 inwoners. 

VRZL stelt zich ten doel een integere en doelmatige inkoper te zijn. Met integer wordt bedoeld: handelend volgens de wet en de algemene beginselen inkoop. Bij doelmatigheid gaat het om efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Wanneer VRZL deze doelstellingen wil bereiken, kan zij niet zonder een helder en eenduidig inkoop- en aanbestedingsbeleid.  Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient VRZL continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in het inkoopproces.

2.2  Doelstellingen

VRZL wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: 

• Rechtmatig en doelmatig inkopen

De VRZL leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de VRZL efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen van de VRZL staan centraal. De VRZL houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) Ondernemers tot de opdrachten. Op deze wijze worden gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze aangewend en besteed. 

• Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de VRZL en de contractant. De VRZL spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. 

• Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen

Bij Inkopen kan de VRZL ook interne en andere kosten van de VRZL en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. 

• Maatschappelijk verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de VRZL

De VRZL heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De VRZL wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. 

• Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de VRZL

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de VRZL en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij rechtstreeks afgeleid van de algemene doelstellingen van de VRZL. 

• De VRZL streeft een administratieve lastenverlichting na, voor zowel zichzelf als voor Ondernemers

Zowel de VRZL als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De VRZL doet al het mogelijke om deze lasten te verlichten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de VRZL hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De VRZL maakt, waar mogelijk, gebruik van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’.

3.1  Algemeen juridisch kader

VRZL leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door VRZL restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie;
• Aanbestedingswet (AanbW 2012) en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): Dit nieuwe wettelijk kader implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Rechtsbeschermingsrichtlijn;
• Gids Proportionaliteit: Deze Gids beschouwt het proportionaliteitbeginsel als een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht;
• Aanbestedingsrichtlijn werken (ARW 2016): In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen;
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): Dit is het Europees standaard formulier dat in Nederland wordt toegepast op aanbestedingen boven (verplicht) als onder de Europese aanbestedingsdrempel. Het UEA is een Eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. Inschrijvers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij inschrijving te verstrekken, hetgeen de administratieve lasten verlicht;
• Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit bijvoorbeeld jurisprudentie;
• Burgerlijk Wetboek (BW): Het wettelijk kader voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten;
• De Algemene Wet bestuursrecht: algemene beginselen van behoorlijk bestuur;
• Wet open overheid (Woo): De aanbestedingsrichtlijnen geven aan dat er richting inschrijvers objectief, transparant en non-discriminator moet worden gehandeld. VRIJ en GGDIJ houdt zich aan die uitgangspunten, maar zal geen concurrentiegevoelige informatie, die zij in het kader van een aanbesteding heeft ontvangen, aan derden ontsluiten;
• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): Organisaties moeten voldoen aan de regels van de AVG op het moment dat persoonsgegevens worden verwerkt;
• Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr): VRZL is op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) een publiekrechtelijk samenwerkingsverband tussen de 16 deelnemende gemeenten. Dit betekent dat de VRZL namens deze gemeenten bepaalde taken uitvoert, die door middel van een gemeenschappelijke regeling zijn vastgelegd.
• Wet veiligheidsregio’s (Wvr):  De wet bepaalt de taken van het bestuur van een Veiligheidsregio en stelt een aantal basiseisen aan de organisatie.

3.2  Algemene beginselen bij Inkoop

VRZL neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast neemt VRZL de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht, dit zijn:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;
• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;
• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;
• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. VRZL past in beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden;
• Wederzijdse erkenning: Leveringen en diensten van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die leveringen en diensten op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van VRZL.

3.3  Uniforme documenten

VRZL streeft er naar om uniforme documenten en voorwaarden te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt bij dat Ondernemers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. VRZL past bij de betreffende inkoop in principe een of meerdere van onderstaande documenten toe:

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, op basis van het VNG Model;
• Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) voor de uitvoering van Werken en van Technische installatiewerken;
• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT);
• Aanbestedingsreglement Werken (ARW);
• Gids Proportionaliteit;
• Gedragsverklaring aanbesteden;
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);
• Klachtenafhandeling bij Aanbesteden;
• Verwerkersovereenkomst, volgens VNG Model;
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

3.4  Grensoverschrijdend belang

Bij overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past VRZL de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van de verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal VRZL een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.

3.5  Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de mandaatregeling van VRZL. VRZL wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6  Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de Directie VRZL en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het afwijken van het Inkoopbeleid moet gemotiveerd ter besluitvorming aan de Directie via een Directie Besluit worden voorgelegd, begeleid door het advies van inkoop. Budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van het Directie Besluit.

Afwijking van het Inkoopbeleid kan wanneer er bijvoorbeeld sprake is van o.a.:

• Bedrijf kritische processen: 

In geval dat het (opnieuw) in de markt zetten van bedrijf kritische systemen, diensten of goederen leiden tot verstoring van het primaire proces en veiligheid van het verzorgingsgebied en/of leidt tot extreem hoge switchkosten;

• Specifieke deskundigheid: 

Een bepaalde techniek of bepaalde (intellectuele) kennis kan aantoonbaar alleen door één specifieke marktpartij worden geleverd en/of de persoon van de functionaris is sterk bepalend voor het te verwachten resultaat;

• Markttechnische redenen:

Om markttechnische redenen is het slechts mogelijk om maar van één leverancier een inschrijving te ontvangen (vanwege een monopolypositie);

• Dwingende spoed (calamiteit): 

In het geval dat onverwacht een oplossing gevonden moet worden waar marktpartijen per direct ingezet moeten worden. Hier valt geen spoed onder die het gevolg is van opgelopen vertraging in de voorbereiding van de aanbesteding;

• Samenwerking met andere aanbestedende diensten: 

Wanneer sprake is van een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten zal, in overleg tussen deze aanbestedende diensten, een passende aanbestedingsprocedure worden bepaald. Het kan voorkomen dat de gekozen procedure afwijkt van het VRZL Inkoopbeleid;

• Onvoorziene omstandigheden en aanvullende-/herhalingsopdrachten: 

In het geval van aanvullende of herhalingsleveringen, diensten of werken die als gevolg van (onvoorziene) omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke levering, dienst of werk te kunnen verlenen en/of indien de keuze van een andere leverancier onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen, of bedrijfsprocessen in gevaar zou kunnen brengen.

3.7  Klachtenregeling 

Gestimuleerd wordt dat de VRZL en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Ondernemers die desondanks een klacht willen indienen, kunnen zich wenden tot de Nationale Commissie voor Aanbestedingsexperts. In elke Europese aanbestedingsprocedure zal een verwijzing gemaakt worden naar deze procedure. De commissie kan op verzoek van een Ondernemer of aanbestedende dienst bemiddelen of een niet- bindend advies geven over klachten over de toepassing van de Aanbestedingswet. Een voorwaarde voor behandeling is dat de klacht eerst is voorgelegd aan de beklaagde aanbestedende dienst. De wijze van klachtenafhandeling functioneert naast de reeds bestaande mogelijkheden.

4.1  Integriteit 

VRZL stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

De bestuurders en ambtenaren van VRZL handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. In de beoordeling van aanbiedingen mogen dan ook geen politieke en/of ideologische aspecten worden betrokken.

VRZL contracteert enkel integere Ondernemers

VRZL wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet (hebben) bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemer is bij inkoop en aanbesteden in beginsel mogelijk, zoals door de toepassing van uitsluitingsgronden bij zowel onderhandse als Europese aanbestedingen en het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ of het toepassen van de Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordeling door openbaar bestuur).

Contractant en haar onderaannemers, dienen daarbij de naleving van de universele rechten van de mens waaronder vakbondsvrijheid en het verbod op kinderarbeid, gedwongen arbeid en discriminatie te respecteren.

Contractant heeft daarbij een inspanningsverplichting om dit afhankelijk van een redelijke inschatting van de risico’s bij haar onderaannemers te controleren en te borgen.

Ondernemers die niet aan voorgaande voldoen worden uitgesloten van deelname aan aanbestedingen door VRZL.

4.2  Duurzaam inkopen

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: 

• De VRZL analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;
• Bij de product- en marktanalyse kan de VRZL inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;
• De VRZL promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI oplossingen;
• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;
• De VRZL stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs;
• De VRZL kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.);
• De VRZL monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen. 

4.3  Maatschappelijk verantwoord inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) richt zich op zowel People, Planet als Profit. VRZL richt zich met betrekking tot MVI tot het volgende. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd 

(Inkopen met impact). De VRZL stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken.

De VRZL heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRZL als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil de VRZL een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren.

Arbeidsomstandigheden

Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Bij inkopen waar dit voor kan komen, neemt VRZL hiertoe eisen op om dit te voorkomen (zoals bijvoorbeeld specifieke certificaten en/of keurmerken).

Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De VRZL streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Klimaatbewust Inkopen

VRZL  onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De VRZL wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de VRZL (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

Circulair Inkopen

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De VRZL kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

4.4  Social return

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor VRZL, op maatschappelijk of sociaal vlak. VRZL wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke levering, dienst of werk. VRZL kan social return inzetten voor:

• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
• Het stimuleren van sociaal ondernemen;
• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

5.1  Product- en marktanalyse 

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

VRZL acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2  Onafhankelijkheid en keuze voor de Ondernemersrelatie

VRZL acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk 

VRZL streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers en Contractanten zowel voorafgaand, tijdens als na de contractperiode. VRZL dient in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

VRZL kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van VRZL door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovaties) of het creëren van prikkels. VRZL kiest in dat geval voor de meest aangewezen Ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een Ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3  Lokale economie en MKB

VRZL heeft oog voor de lokale economie zonder discriminatie van Ondernemers

In gevallen waar een enkelvoudige onderhandse offerteaanvraag (aanbesteding) en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag (aanbesteding) volgens dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers (Zuid-Limburg). Dit door waar mogelijk minimaal 1 lokale ondernemer in de offerteaanvraag te betrekken. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en VRZL moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. 

Het hanteren van een eerste ‘vormvrije’ inkoopdrempel (zie 5.6) inzake leveringen, diensten en werken, vermindert de administratieve lasten van VRZL, maar vergroot vooral de kansen voor opdrachten, voor het lokale MKB en ZZP’ers, dit alles onder de term ‘koop lokaal’.

VRZL heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), ZZP’ers en startende ondernemers

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. VRZL houdt echter rekening met de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf, ZZP’ers en startende ondernemers. Dit door middel van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria te hanteren. Hierdoor kunnen Ondernemingen uit het MKB, ZZP’ers en startende ondernemers ook aan ‘grote’ aanbestedingen deelnemen. Ook voor kleinere opdrachten, hier komt de eerste ‘vormvrije’ inkoopdrempel ten goede van het MKB, ZZP’ers en startende ondernemers.

VRZL heeft oog voor Sociale ondernemingen

Bij Inkopen kan VRZL opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen in haar werkgebied, die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) worden bijgedragen. Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt VRZL de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4  Innovatie

VRZL moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat VRZL ruimte aan de opdrachtnemer om een innovatieve oplossing aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.

5.5  Samenwerkingsverbanden

VRZL hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. VRZL streeft zoveel als mogelijk samenwerking in de brede zin des woord na en doet dat met verschillende partners. Hierbij valt specifiek te denken aan; gemeenten in Zuid-Limburg, andere Veiligheidsregio’s in Nederland, GGD-en, de Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer (FLIB) van het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) en overige aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.6  Bepalen van de Inkoopprocedure

VRZL zal met inachtneming van de drempelbedragen, zoals vermeld in de gids proportionaliteit, de onderstaande opdrachtwaarden in principe de volgende procedures (zie tabel 1) hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. 

Tabel 1                                             Bedragen zijn exclusief BTW

 *Opdrachtwaarde wordt bepaald voor de geraamde uitgaven over een periode van 48 maanden.

** De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe Europese drempelwaarden vast. Zodra de drempelbedragen door de Europese Commissie worden aangepast, zijn deze vigerend voor de daarop volgende periode. 

5.7  Uitleg procedures

Vormvrij inkopen: Tot een bedrag (opdrachtwaarde) van maximaal € 5.000 excl. BTW kan een aankoop worden verricht “naar goed huisvaderschap”, dit volgens de geldende mandaat en budgethouders regeling. 

Enkelvoudig onderhands (1:1): Aanbestedingsprocedure waarbij VRZL zelf één leverancier selecteert en een offerte opvraagt. Opdrachtverstrekking  gebeurt door ondertekening van de ontvangen offerte of opgestelde opdracht bon / gunning vanuit VRZL. Inkoopvoorwaarden van VRZL zijn van toepassing. De betreffende maximale opdrachtwaarde is berekend op 4 jaar (48 maanden) of als maximale éénmalige investering.  Budgethouder is verantwoordelijk voor de offerteaanvraag. Inkoop kan adviseren en ondersteunen (bij evt. opstellen overeenkomsten, gebruik inkoopvoorwaarden, etc.).

Meervoudig onderhands: Aanbestedingsprocedure waarbij VRZL drie of meer tot maximaal vijf ondernemingen uitnodigt om een offerte uit te brengen. Opdrachtverstrekking gebeurd door opgestelde gunning vanuit VRZL. Inkoopvoorwaarden van VRZL zijn van toepassing. De betreffende maximale opdrachtwaarde is berekend op 4 jaar (48 maanden) of als maximale éénmalige investering. Budgethouder is verantwoordelijk voor de offerteaanvraag. Budgethouder dient (verplicht) vooraf van het inkoopproject, melding te doen bij Inkoop, dit voor het bepalen van de juiste inkoopstrategie en het opstellen van het inkoopstartformulier. Inkoop begeleidt en adviseert het proces.

Voor de juiste inkoopstrategie bij een meervoudig onderhandse inkoopprocedure worden enkele inkoop-criteria vastgelegd op het inkoopstartformulier (op basis van de Gids Proportionaliteit):

• Omvang van de opdracht;
• Transitiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
• Aantal potentiële inschrijvers;
• Gewenste eindresultaat;
• Complexiteit van de opdracht;
• Type van de opdracht en karakter van de markt.

De uitwerking van deze criteria met uiteindelijk de keuze van de geschikte aanbestedingsprocedure maakt onderdeel uit van de inkoopstrategie en wordt vastgelegd op een inkoopstartformulier. 

Europees: Aanbestedingsprocedure waarbij VRZL op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht plaats op TenderNed, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving; er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. Opdrachtverstrekking  gebeurt door publicatie op TenderNed door VRZL. Tevens stelt VRZL de overeenkomst op. Inkoopvoorwaarden van VRZL zijn van toepassing. Inkoop begeleidt, adviseert en voert de aanbestedingsprocedure uit.

De Europese drempelbedragen gelden evenals de overige genoemde bedragen, exclusief omzetbelasting. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De gewijzigde bedragen zijn automatisch (zonder formele vaststelling) van toepassing op dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten)

Voor sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende belangen van deze diensten. In de Richtlijn 2014/24/EU (bijlage XIV) staat een opsomming van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, scholing, opleiding, gezondheidszorg, catering, post en juridische dienstverlening.

Boven de drempel van €750.000: een aankondiging (of een vooraankondiging) en een gunningsbericht op TenderNed is verplicht. In de praktijk wordt vaak een Meervoudig onderhandse of Europese aanbesteding uitgevoerd. Onder de drempel van €750.000: in de praktijk zal vaak tussen de € 50.000 en de €750.000 een meervoudige onderhandse procedure toegepast worden.

5.8 Inkoopstrategie

Bij iedere inkoop boven €50.000 voor Leveringen en Diensten (ook SAS-diensten) en boven €150.000 voor Werken, dient (verplicht) de budgethouder samen met Inkoop een inkoopstrategie (middels invullen van een inkoopstartformulier) op te stellen. In de inkoopstrategie worden alle overwegingen zoals opgenomen in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid nader uitgewerkt (onder andere ten aanzien van de beleidsdoelstellingen). De inkoopstrategie dient te worden gevoegd bij het inkoopdossier.

In de situatie dat Inkoop en de budgethouder geen overeenstemming kunnen bereiken over de inkoopstrategie, wordt de door de budgethouder opgestelde inkoopstrategie gezamenlijk met het afwijkende advies van Inkoop ter besluitvorming aan de Directie voorgelegd. In geval van afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt tevens te bepaling onder artikel 3.6.

5.9  Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de totale waarde van de opdracht (excl. BTW), met inachtneming van de Gids Proportionaliteit. Hierbij worden alle kosten –aanschaf, implementatie, onderhoud etc. (excl. Btw)- voor de komende 4 jaar geraamd. Op basis van deze raming wordt de aanbestedingsprocedure bepaald. De raming wordt gemaakt door de budgethouders, eventueel in overleg met de Inkoop en is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. VRZL wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Bij twijfel of een opdracht net onder of boven een drempelbedrag valt kiest VRZL gemotiveerd voor een bepaalde procedure.

5.10  Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert VRZL een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).

VRZL stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en de inschrijving die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Selectie-, gunningscriteria en wegingen worden in geval van openbare aanbestedingen altijd vooraf bekend gemaakt. In geval van meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt op het Inkoopstartformulier vastgelegd waarom de betreffende ondernemers zijn uitgenodigd.

6.1  Inkoopproces 

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. 

6.2  Inkoop in de organisatie 

Inkoop is op een manier van gecoördineerde inkoopwijze georganiseerd. Dat betekent dat de afdelingen, materiedeskundigen en budgethouders, binnen centraal gestelde inkoopkaders zelf verantwoordelijk zijn voor alle operationele inkopen. Afhankelijk van de te volgen inkoopprocedure, kan Inkoop ondersteunen, adviseren of uitvoeren. Inkoop controleert budgethouders op de rechtmatigheid van de inkoop. Inkoop heeft een signalerende, coördinerende, adviserende, faciliterende en controlerende taak.

De strategische inkooptaken zijn centraal de verantwoordelijkheid van Inkoop. Denk hierbij onder andere aan: beleid, procedures, duurzame inkoop, besparingspotentieel vaststellen, keuze van Ondernemers, jaarlijks inkoopplan, lokaal inkopen en social return. Tevens is Inkoop verantwoordelijk voor tactische inkooptaken. Hierbij wordt de vertaalslag gemaakt vanuit strategische inkoop naar concrete inkoopacties.

Daarnaast begeleid Inkoop gebundelde aanbestedingen en complexe (Europese) aanbestedingen. Waar nodig en haalbaar kan de inkoopondersteuning worden uitgevoerd door een extern bureau.

6.3  Verantwoordelijkheden 

In algemene zin zijn de rollen zoals hieronder uiteengezet.

1. Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de (vak)teams/budgethouders

• De Directie van VRZL is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In de praktijk is de uitvoering belegd bij de diverse (vak)teams/budgethouders.

2. Rol van de budgethouders

• De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkopende budgethouder zijn:
• Verantwoordelijk voor naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures;
• Verantwoordelijk voor het volledige inkoopproces van raming tot en met contractmanagement;
• Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier;
• Het plaatsen van bestellingen en het handhaven van gemaakte afspraken in het contract;
• Het mede opstellen en realiseren van inkoopacties.

3. Rol Inkoop / Inkoopadviesfunctie

• De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
• Het adviseren van budgethouders, projectleiders en Directie over inkopen en aanbesteden;
• Adviseren en begeleiden van meervoudig onderhandse aanbestedingen en uitvoeren van Europese aanbestedingen;
• Verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en actueel houden van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• Contractbeheer en Contractmanagement;
• Controle inkooprechtmatigheid;
• Uitvoeren marktonderzoek;
• Kennisontwikkeling inkoop en aanbesteden budgethouders;
• Het verbeteren en professionaliseren van Inkoop;
• Het opstellen van een inkoopactieplan en rapporteren over voortgang en resultaat;
• Regelmatig onderhouden van de inkoopsite (intranet) van VRZL met de richtlijnen, uitwerking inkoopprocedures, werkmethoden en overige hupmiddelen;
• Inkoopcoördinatie tussen de afdelingen of VRZL overstijgend;
• Deelname aan regionale en landelijke vakgroepen inkoop;
• Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden;
• In samenwerking met de budgethouder opstellen van een inkoop- en aanbestedingskalender;

4. Overlegvormen

• De budgethouders/projectleiders stemmen individuele aanbestedingen af met de opdrachtgever;
• De budgethouders/projectleiders leggen per individuele aanbesteding de inkoopstrategie vast op een inkoopstartformulier en legt het voor aan Inkoop;
• Bij Europese- en meervoudig onderhandse aanbestedingen zorgt Inkoop voor (externe) inkoopbegeleiding van het aanbestedingsproces;
• Periodiek vindt overleg plaats tussen de inkoopadviesfunctie en de budgethouders.

6.4  Contractbeheer en contractmanagement

VRZL voert actief contractbeheer. Door op een digitale centrale plek een overzicht van alle lopende contracten te creëren en beheren, is VRZL in staat diverse overeenkomsten met een Ondernemer te bundelen, totaaloverzichten te genereren en strategische keuzes aangaande Inkoop te maken. Tevens ondersteunt contractbeheer het contractmanagement proces.

Contractmanagement is het proces waarbij getekende contracten en wijzigingen worden geïmplementeerd en de te leveren prestaties en contractrisico’s worden gemanaged. Er wordt proactief en periodiek bewaakt of alle partijen bij een contract volledig voldoen aan de gemaakte contractafspraken, zodat de beoogde doelstellingen worden behaald.

6.5  Herijking inkoopbeleid

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering). Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt daarom in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard.

Het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Zuid-Limburg van 22 november 2024,

De voorzitter

Mr. W.A.G. Hillenaar   

De secretaris

Dhr. L.W.M. Houben